5. Návrhy pro zefektivnění práce se zápisy zasedání MEK

Zasedání konané dne 20. 11. 2015 jako řádné
číslo usnesení 2/5/2015
Předkladatel: Kreidl Ondřej, člen zastupitelstva, předseda Komise mediální RMČ Praha 5

5. Návrhy pro zefektivnění práce se zápisy zasedání MEK

Mediální komise

Souhlasí:

  1. Se zavedením níže uvedených změn, které se týkají vyhotovení a ověření zápisů. Implementace změn bude již od zápisu dnešního zasedání, tj. 2. zasedání komise

    Hlasování: 7/0/0

     

SEZNAM ZMĚN:
– zápisy budou obsahovat hlavičku se všemi náležitostmi: kdy, kde, doba trvání, účastníci zasedání, řádně omluvení a neomluvení členové MEK

– zápisy budou obsahovat pouze body ze schváleného programu, k nim jednotlivá usnesení a výsledky hlasování

– zápisy NEBUDOU obsahovat dílčí diskuzi a názory jednotlivých účastníků zasedání, pokud se MEK v konkrétním případě nerozhodne jinak

– člen komise, který bude chtít projednat časově nebo odborně náročnější materiály, je přeloží členům komise v písemné podobě, ideálně je zašle mailem před zasedáním MEK a to buď na jednotlivé členy, nebo tajemnici MEK: schvalováním programu se MEK rozhoduje o zařazení bodu k projednání, řádně projednaný materiál bude VŽDY vložen do přílohy zápisu ze zasedání MEK

– příprava zápisu a jeho ověření: návrh zápisu připravuje tajemnice a odesílá ho ověřovateli k ověření, ověřovatel svoje návrhy na změny označí tak, aby bylo ZCELA ZŘETELNÉ, jaké úpravy v návrhu udělal, případně připomínky napíše v bodech do jiného dokumentu a zašle ověřený návrh tajemnici MEK: ověřovatel nezasahuje do příloh zápisu, jejichž není sám autor nebo navrhovatel, tajemnice nechá schválit zápis předsedou MEK, předseda MEK se rozhodne, jestli nechá zápis zveřejnit před schválením zápisu MEK, nebo počká na schválení MEK.

Zdůvodnění:
Zápis je nedílnou součástí komunikace mezi MEK a dalšími orgány ÚMČ. Cílem je věcnost, srozumitelnost a rychlost orientace výkonných zaměstnanců, RMČ, všech členů MEK a zastupitelů. Detailní informace mohou být součástí příloh zápisů, za které je zodpovědný předkladatel/autor materiálů. Se zápisy se bude dále pracovat při kontrole plnění jednotlivých usnesení. Žádná z navržených změn nemá negativní dopad na transparentnost komunikace směrem k občanům Prahy 5. MEK by měla jít v komunikaci příkladem, zavádět změny a praxí ověřené postupy sdílet se všemi orgány ÚMČ Praha 5.